Skapa evenemang

Admin

Vad menas med ett evenemang?

Om man vill sälja biljetter till ett evenemang t.ex. en teaterföreställning eller en föreläsning där det bara finns ett begränsad antal platser använder man s.k. evenemangsbiljetter. Det kan också användas för att begränsa antalet entréer/max antal besökare i en anläggning.

I Entry Event kan man sälja sina evenemangsbljetter både i sin webshop och i sina vanliga kassor. Antalet kommer att räknas ner från samma begränsade mängd oavsett var man sålt biljetten.

Ett evenemang kan ha ett eller flera tillfällen d.v.s. om man skapar ett evenemang som bara sker en gång så skapar man endast ett tillfälle, men man kan också skapa flera tillfällen om det är ett återkommande evenemang. Man kan ha flera tillfällen per dag, men två tillfällen på samma evenemang kan aldrig ha samma tid.

Evenemanget är alltså egentligen bara regler för hur många biljetter man kan köpa till ett eller flera evenemangstillfällen. Själva biljetten (med pris, behörighet, design m.m.) skapar man som vanligt, se Skapa biljett

Att namnge sitt evenemang

Ett bra sätt att börja när man skall skapa sitt evenemang är att namnge det. Tänk på att namnet kommer att vara rubrik för biljetten när de visas i webshopen och i kassan, därför kan det vara bra att välja ett namn som blir tydligt för de som skall köpa och sälja evenemangsbiljett.

Att begränsa antalet biljetter i varje köp

Har man ett populärt evenemang, så vill man kanske begränsa antalet biljetter som man kan köpa i varje köp. Om man sätter max 5 biljetter per köp kommer det innebära att det inte går att köpa mer än 5 biljetter i samma köp i kassan och webshop.

Att bestämma antalet platser och säljbarhet från/till

Antalet platser bestäms av släppschemat. Släppschemat är mycket kraftfullt - säkerställ gärna med vår support att du har gjort rätt.

Reservationstid

Det första man väljer i släppschemat är maximalt antal minuter som man får reservera evenemangsbiljetter innan de betalas. Om man inte betalar innan tiden går ut så släpps reservationen och platserna blir tillgängliga för andra personer. I webshop och kassa kan man få besked om hur lång tid det är kvar innan reservationen släpps.

Släppschema

Släppschemat bestämmer hur många platser det skall finnas och när biljetterna skall bli tillgängliga för försäljning i webbshop och kassa. Du skapar ditt släppschema genom att lägga till poster (rader) som bestämmer totalt hur många biljetter det skall finnas tillgängligt för en viss roll vid en viss tidpunkt.

För att lägga till en post klickar du på knappen “Lägg till post i släppschemat”. Dialogrutan fyller du i enligt följande:

  • Gäller från - Anges antigen relativt till varje tillfälle (t.ex. 1 vecka innan varje tillfälle) eller som ett fast datum/tid (den 1:a april kl 10:00, oavsett när tillfället startar). Genom att ange ett fast datum kan du t.ex. göra ett biljettsläpp för en hel säsong. Genom att ange datum/tid relativt till tillfället så får man ett “rullande” släpp som beror på varje tillfälle.
  • Totalt antal platser - Här anger du hur många platser som totalt skall finnas tillgängliga (antalet platser adderas alltså inte för varje rad). Sätt antalet platser till 0 om det inte skall vara säljbart vid given tidpunkt.
  • Gäller för roll(er) - Ange vilken eller vilka roller som posten skall gälla för. De roller som posten skall gälla för måste anges explicit, det betyder att posten kommer ignoreras för de roller som inte anges. Anonym innebär ej inloggad användare i webshop. Medlem innebär inloggad användare. Bokare innebär en personal som innehar rollen Bokare. Administratör innebär en personal som innehar rollen Administratör.

För att räkna ut antalet tillgängliga platser vid en given tidpunkt tar systemet först och filtrerar bort alla poster som inte gäller den aktuella rollen. Sedan sorterars posterna i tidsordning. Till sist väljs den post ut som mest nyligen inträffat ut. Om ingen post har inträffat ännu är antalet platser 0 och biljetten är alltså då ej tillgänglig. Om det inte finns någon post efter tillfället startar slutar biljetterna vara tillgängliga då, annars måste man explicit lägga en post med 0 efter tillfället sluttid.

Om man använder “Justering av antal platser i släppschema” (finns tillgängligt när man redigerar en evenemangsbiljett) så kommer antalet platser som är mer än 0 bytas ut mot det antal man angav för just det tillfället. Det innebär att man fortfarande kan styra tillgänglighet samt totalt antal, men avancerad styrning av mängd platser för olika roller slutar att fungera.

Att skapa återkommande tillfällen

När man skapar sitt evenemang i Entry Event, så kan man välja att skapa flera tillfällen på en gång. Genom att välja Lägg till flera tillfällen så kan vi skapa flera teatertillfällen direkt. Detta går bara att göra när man skapar evenemanget om tillfällena har samma tid och ett fast intervall.

Om tiderna för tillfällena hade varit olika eller att det varit olika intervall mellan tillfällena, så hade vi blivit tvungen att lägga upp varje tillfälle för sig efter man skapat evenemanget.

Att välja vilka biljetter som skall ingå i evenemanget

Ett evenemang kan ha flera olika typer av biljetter. Det kan t.ex. vara om man har 100 platser, men vill ha olika pris för vuxna och barn. Man vill ändå att antalet platser skall räknas ner oavsett om man köper en vuxen- eller en barnbiljett.

Publicering

För att evenemanget skall synas i webshopen så behöver de ingående biljettartiklarna vara publicerade till webshopen. Man kan även styra om man skall publicera specifika tillfällen genom att öppna evenemanget i admin och kryssa i Publicerad i tabellen med tilfällen. Tänk på: Från början är inga tillfällen publicerade.

Att lägga till flera tillfällen efter man skapat evenemanget

Vill man lägga till fler tillfällen till ett evenemang, så gör man det genom att öppna evenemanget och lägger till flera tillfällen.

Entry Event Sweden AB

Göteborgsvägen 52

431 37 Mölndal

031-361 90 00 / info@entryevent.se

Support

support@entryevent.se

031-361 90 00