Ny kund, privatperson

Vanligtvis läggs kunder in i systemet i kassan när man säljer en biljett som är personlig, men man kan även lägga till nya kunder i administratörsgränssnittet. Man väljer då ”Ny kund, privatperson” i menyn Kunder.

Följande fält fylls i:

Personnummer: Här anger man kundens personnummer.

Förnamn: Kundens förnamn. Fältet är obligatoriskt.

Efternamn: Kundens efternamn. Fältet är obligatoriskt.

Skapa ett användarkonto för kunden: Skapa konto för inloggning på webben.

E-post: Kundens e-postadress. Fältet är obligatoriskt om man vill skapa ett användarkonto.

När man klickat på ”Skapa” kommer ett fönster upp där man kan komplettera personuppgifterna. Det finns fem flikar från början: Detaljer, Adresser, Meddelanden, Användarkonto och Autogiro.

När något är sålt till kunden tillkommer två flikar: Köphistorik och Biljetter.

Detaljer

Förnamn: Kundens förnamn.

Efternamn: Kundens efternamn.

E-post: Kundens e-postadress.

Personnummer: Kundens personnummer.

Bankkonto: Kundens bankkonto. Behövs om man betalar via autogiro.

Telefonnummer: Hemtelefon, arbete, mobil och fax.

Företag: Om kunden ska vara knuten till ett företag väljs det under rubriken ”Företag”. Skriv in de första bokstäverna i företagets namn i rutan och välj i dropdownlistan.

Foto: Kundens foto. Vill man ladda upp ett foto eller byta det befintliga klickar man på knappen ”Ladda upp foto” under bilden, klickar på ”Välj fil” och bläddrar till fotot man vill ha. Klicka sen på ”Ladda upp foto”.

Adresser

Adress, Leveransadress och Fakturaadress

Här anges kundens olika adresser. För företag fyller man i leveransadress och fakturaadress i de fall de inte är desamma, för privatpersoner fyller man i adress.

Köphistorik

Inget syns här ännu om man lägger till en ny kund. På en befintlig kund syns här en sammanställning på kundens alla köp som är personliga, t.ex. av årskort. Om köpet betalats på faktura kan man se fakturanummer och status.

Om man klickar på ett kvittonummer ser man detaljer om köpet och man kan också skicka ett nytt kvitto till kunden.

Man kan också skriva ut biljetter på nytt eller skicka om dem i de fall de är mobilbiljetter. Klickar man på streckkoden kan man hantera biljetten, t.ex. spärra den eller ändra utgångsdatum.

Biljetter

Här listas alla kundens biljetter oavsett om de har betalat av personen själv eller ett företag.

Kommentarer

Här lägger man till kommentarer om kunder, dessa syns under fliken kommentarer när man söker på en kund i kassan.

Meddelanden

På en befintlig kund syns här de meddelanden man skrivit till kunden. Dessa syns för kunden när han/hon loggar in på webshopen.

Användarkonto

Registrera användarkonto

Här kan man registrera användarkonto för webshopen till kund i efterhand. Annars sker det i samband med köp i webshopen då kunden tillfrågas om han/hon vill bli medlem. Kunden får ett mail med sitt lösenord och loggar in med det och sin e-postadress.

Relationer

Under fliken Relationer kan man skapa nya relationer för kunden och se befintliga relationer. En relation ger möjlighet för en kund att hantera en annan, alla relationer måste ha ett syfte. Det finns fyra olika syften: Förläng biljett – Boka – Fakturering – Debitera besök –

Autogiro

Om kunden har autogiro som betalsätt finns här information om medgivande, betalningar och olika inställningar för hantering av autogiro.

Överst i fönstret finns information om kundens medgivande.

I nedre delen av fönstret ser man de betalningar som gjorts och hur många betalningar som finns kvar att göra (om man har ett fast antal dragningar). Här syns också de inställningar man kan göra gällande olika meddelande som kan gå ut till kunden. Det kan t.ex. handla om att månadsdragningen misslyckats, oftast beror det på att det inte finns täckning på kundens konto.

Man kan betala för flera olika uppdrag, t.ex. kan det vara så att en familjemedlem betalar för alla i familjen.

Om man klickar på ”Referens” kommer man till följande fönster.

”Created” betyder att uppdraget är skapat,

”Sent” betyder att uppdraget har gått iväg till BGC.

”Pending” betyder att det har gått iväg till BGC och att man väntar på betalningen.

”Failed” betyder att man inte kunnat ta betalt (oftast att täckning saknades på kontot vid dragnings-tillfället).

”Registered”. Betyder slutligen att betalning har inkommit.

Man kan också flytta ett betalningsuppdrag till ett annat datum och klarmarkera en betalning trots att pengar inte kommit in.

Personuppgifter

Under personuppgifter kan man radera alla uppgifter för en kund eller skicka alla uppgifter via mail till en kund, detta för att uppfylla kraven enligt GDPR. Observera att en radering inte kan återställas. Kontrollera även att det är rätt person som begär ut uppgifter och att de skickas till rätt mailadress.